Sådan kan det offentlige arbejde med AI-assistenter

Over hele landet eksperimenterer man med AI-assistenter om alt fra videnssøgning til GDPR-vejledning. Men hvordan sikrer man, at de faktisk skaber værdi og bliver brugt korrekt?

I denne artikel

Vi dykker ned i hvordan man kan arbejde med AI-assistenter. Konkret har både Norddjurs Kommune og Aarhus Kommune arbejdet med forskellige tilgange, der kan inspirere andre kommuner, som ønsker at komme i gang med AI-assistenter.

Er der forskel på AI-assistenter?

Begreber som AI-assistent og AI-agent bruges ofte lidt forskelligt fra platform til platform. Derfor er det vigtigste ikke, hvad løsningen kaldes, men hvordan den arbejder:

AI-assistent

Venter på instruktioner fra brugeren.
Arbejder ud fra de rammer og oplysninger, den får.
Hjælper med at løse konkrete opgaver.
Leverer et svar eller forslag tilbage.

AI-agent

Arbejder mod et defineret mål.
Kan selv vurdere og planlægge næste skridt undervejs (uden din hjælp).
Kan bruge værktøjer og systemer til at løse opgaven selv.
Arbejder mere selvstændigt end en assistent.

Hvad kan en AI-assistent bruges til?

Åbn alle

Flere kommuner arbejder allerede med idéer til AI-assistenter, som kan understøtte medarbejdernes daglige opgaver. I Aarhus Kommune har man blandt andet arbejdet med en række konkrete anvendelsesmuligheder.

Hjælp til at skrive:

Stillingsopslag
Oplysningstekster om GDPR
Forklædenotater og uddybende beskrivelser til sagsfremstillinger
SoMe-opslag

Hjælp til at finde information:

Medarbejderhåndbøger
Systemkataloger (f.eks. koblet på KITOS)
Interne vejledninger
Viden om OS2forms eller andre brugervejledninger

Hjælp til sparring og vejledning:

Vejledning til forståelse af lønsedler
Sparring om bias i stillingsopslag
Håndtering af sygefravær
Databeskyttelse på skoleområdet
BuilderBuddy til udvikling af AI assistenter

Fælles for eksemplerne er at assistenterne ikke erstatter medarbejderen. De hjælper med at finde information, strukturere viden, generere udkast eller give faglig sparring, så medarbejderen kan arbejde hurtigere og mere kvalificeret.

Hvordan kommer man i gang?

Åbn alle

Selvom teknologien ofte får den største opmærksomhed, starter arbejdet med AI sjældent med selve teknologien.

I Norddjurs Kommune har Digitalisering udarbejdet et oplæg til udvikling af AI-assistenter og specialister. Her beskrives fem områder, som kommunen anbefaler at afklare, før udviklingen af en ny løsning går i gang.

1. Start med det rigtige problem

Første skridt er at afklare den konkrete udfordring og den kerneopgave, som AI skal understøtte. Samtidig skal målgruppen identificeres. Formålet er at sikre, at teknologien tager udgangspunkt i et reelt behov frem for i teknologien selv.

2. Definér værdien fra begyndelsen

Det skal være tydeligt fra start, hvilken værdi løsningen forventes at skabe, og hvordan effekten efterfølgende kan vurderes. Værdien kan være både kvantitativ og kvalitativ og kan blandt andet handle om frigivet tid, bedre kvalitet, øget tilgængelighed eller forbedrede oplevelser for borgere og medarbejdere.

3. Lær af dokumenterede erfaringer

Kommunen anbefaler at undersøge eksisterende erfaringer og løsninger, før udviklingsarbejdet går i gang. Erfaringer fra tidligere projekter og eksisterende use cases kan gøre udviklingen mere målrettet, reducere risikoen og understøtte en hurtigere implementering.

4. Design til drift og skalering

AI-løsninger skal fungere stabilt i den daglige drift. Derfor skal data, drift, ansvar, vedligeholdelse og muligheder for skalering tænkes ind fra begyndelsen. Hvis løsningen håndterer personoplysninger, følsomme oplysninger eller forretningskritisk information, kan der være behov for en særlig vurdering.

5. Vælg de rette samarbejdspartnere

Digitalisering fungerer som bindeled mellem fagområdet og relevante interne og eksterne samarbejdspartnere. Her vurderes både, hvilke kompetencer kommunen allerede råder over, og hvor der er behov for ekstern hjælp. Samtidig er der fokus på at sikre, at viden og kompetencer forankres i organisationen.

Ifølge Sune Schlickert og Lisa Mogensen fra Norddjurs Kommune opstod arbejdet med AI-assistenter, fordi de oplevede en stigende interesse fra organisationen og et behov for at kvalificere dialogen om, hvilke løsninger der gav mening at udvikle. Derfor udarbejdede kommunen et fælles samtalegrundlag, som kan hjælpe med at afklare behov, værdi, ressourcer og ansvar tidligt i processen.

"Hvis man ikke har ledelsen med i det her, så lykkes det ikke"
Sune Schlickert, Digitaliseringskonsulent Norddjurs Kommune

Må vi? Kan vi? Bør vi?

Vurderingen af nye AI-initiativer samles i tre centrale spørgsmål for både Aarhus og Norddjurs kommune:

Må vi? Er de juridiske, sikkerhedsmæssige og organisatoriske rammer på plads?
Kan vi? Er løsningen teknisk, økonomisk og organisatorisk realistisk at udvikle, implementere og drive?
Bør vi? Er de etiske overvejelser gennemarbejdet, og skaber løsningen tilstrækkelig værdi sammenlignet med andre måder at løse opgaven på?

Erfaringerne fra Norddjurs Kommune viser også, at forankring og dialog er afgørende for at lykkes med AI. Kommunen har gennem flere år arbejdet med kompetenceforløb, netværk og oplæg på tværs af organisationen for at skabe en fælles forståelse af muligheder og begrænsninger ved teknologien. De har eksempelvis oprettet et internt AI-netværk hvor der deles viden på tværs.

De peger på, at arbejdet med AI-assistenter ikke kun handler om selve teknologien, men også om organisering, ansvar og forankring. Derfor anbefaler kommunen, at både behov, værdi, drift og samarbejde afklares, inden udviklingen af en ny løsning går i gang.