Kom godt i gang med digital transformation i kommunen: Trin 1
Et vellykket pilotprojekt handler om mere end teknologi. Her får I en række overvejelser (Trin 1), som kan gøre det lettere at skalere løsningen senere.
Kom videre med implementering og forankring
De fleste kommuner har allerede projekter, erfaringer og gode intentioner. Vi tester løsninger, etablerer referencebygninger og dokumenterer gevinster i enkeltstående cases. Alligevel stopper indsatsen ofte dér. Løsningerne bliver ikke en del af den daglige drift, fordi der mangler tid, økonomi til skalering, ledelsesmæssig prioritering eller organisatorisk forankring.
Når vi tager ny teknologi i brug, eksempelvis IoT, er der ofte tale om mere end blot implementering af et nyt system. Det handler omr er tale om digital transformation. Som professor Pernille Kræmmergaard beskriver det, sker digital transformation, når vi udnytter de digitale og teknologiske muligheder til at skabe nye og markant bedre måder at arbejde på.
Køleskabscasen er et godt eksempel. Gevinsten består ikke alene i at erstatte manuelle temperaturmålinger med automatiske målinger. Den opstår først for alvor, når arbejdsgangene ændres. Køkkenpersonalet kan reagere på afstand, hvis et køleskab eller en fryser står åben eller udvikler fejl. Samtidig er temperaturdata automatisk dokumenteret og tilgængelige ved fødevarekontrol, hvilket både letter administrationen og reducerer risikoen for fejl og bøder.
En model i tre trin
Digital transformation er sjældent noget, der sker fra den ene dag til den anden. Flere modeller beskriver transformation som en rejse, hvor organisationen gradvist bevæger sig fra afprøvning af teknologi til en mere grundlæggende ændring af arbejdsformer og beslutningsprocesser.
For kommuner kan det være nyttigt at arbejde med tre trin, der bygger oven på hinanden:
-
Kom i gang
-
Skab sammenhæng og styring
-
Skab forankring og datadrevnebaserede beslutninger
Hvis I endnu ikke er begyndt at arbejde systematisk med data og IoT, kan I tage udgangspunkt i konkrete cases og komme i gang på en måde, der passer til en travl hverdag. Hvis I allerede har gennemført pilotprojekter, er næste skridt ikke nødvendigvis flere piloter. Det er at få de løsninger, der virker, integreret i organisationen gennem koordinering, ejerskab og fælles retning.
Målet er ikke at arbejde mere med teknologi. Målet er at få teknologien til at arbejde for jer som en naturlig del af den måde, kommunen drives på.
Trin 1 – Kom i gang
Pilotprojekter og færdige løsninger er en god måde at opbygge erfaring og blive fortrolig med nye teknologier. Allerede i pilotfasen bør I dog forholde jer til en række forhold, som kan få stor betydning, hvis løsningen senere skal skaleres.
Teknologisk fundament
Undersøg om leverandøren anvender åbne standarder og velkendte teknologier. Det gør det lettere at skifte leverandør, videreføre løsningen eller overtage driften, hvis leverandøren ophører. Samtidig bør løsningen kunne skaleres uden at kompromittere driftssikkerhed eller datasikkerhed.
Brugerhåndtering
Ansatte bør kunne logge ind via kommunens eksisterende identitetsløsninger, eksempelvis Active Directory eller tilsvarende. Løsningen skal overholde krav til webtilgængelighed, GDPR og autorisationsstyring, så data kun er tilgængelige for de rette medarbejdere.
Sikkerhed
Vurder om løsningen lever op til kommunens sikkerhedskrav. Det gælder både beskyttelse mod uautoriseret adgang, håndtering af sikkerhedsopdateringer og generel robusthed over for cybertrusler.
Dataadgang og ejerskab
Det bør være tydeligt, hvordan data lagres, hvem der ejer dem, og hvordan de kan udtrækkes. Kommunen skal kunne arbejde videre med egne data, integrere dem i rapportering og ledelsesinformation samt bevare adgang til dem, hvis samarbejdet med leverandøren ophører.
Evaluering
Definér på forhånd, hvordan pilotprojektet skal evalueres. Hvilke gevinster forventes? Hvordan måles de? Og hvornår skal der træffes beslutning om enten skalering eller afslutning?
En kravliste kan være et nyttigt værktøj i vurderingen (). Den kan suppleres med kommunens egne standardkrav og erfaringer fra tidligere udbud. Formålet er ikke nødvendigvis at identificere showstoppere, men at skabe et realistisk billede af løsningen og dens muligheder for fremtidig skalering.
Piloten er kun begyndelsen
Hvis piloten viser gode resultater, er det vigtigt tidligt at overveje, hvordan løsningen kan videreføres og skabe værdi på længere sigt. Hvis piloterne derimod gentagne gange møder barrierer, kan det være et tegn på tekniske, organisatoriske eller ledelsesmæssige udfordringer, som kræver nærmere opmærksomhed.
Uanset hvor kommunen befinder sig på rejsen, er det vigtigt at tænke længere end selve pilotprojektet. Ved allerede fra starten at forholde sig til teknologi, sikkerhed, data og organisering øges sandsynligheden for, at gode idéer kan udvikle sig til varige løsninger, der skaber værdi i hverdagen.