Skab sammenhæng og styring med digital transformation i kommunen: Trin 2

Denne artikel bygger videre på Kom godt i gang med digital transformation i kommunen: Trin 1, hvor vi så på, hvordan kommuner kan komme i gang med nye teknologier gennem pilotprojekter og samtidig lægge fundamentet for senere skalering.

I denne artikel dykker vi ned i Trin 2: Skab sammenhæng og styring. Her handler det om at skabe fælles retning, governance og organisatorisk forankring, så de løsninger, der virker, kan skabe værdi på tværs af organisationen.

Skab sammenhæng og styring

Hvis pilotprojektet viser gode resultater, er næste skridt ikke nødvendigvis flere piloter. Næste skridt er at skabe sammenhæng og styring, så kommunen får mest mulig værdi af de løsninger, der allerede er taget i brug.

Mange kommuner anskaffer digitale løsninger til konkrete behov i de enkelte fagområder. Det kan være en hurtig vej til resultater, men over tid kan det også føre til mange forskellige systemer, som ikke arbejder sammen. Samtidig stiger omkostningerne til drift, sikkerhed, integrationer og administration.

Derfor bliver koordinering og fælles retning afgørende, hvis digitale initiativer skal udvikle sig fra enkeltstående projekter til varige løsninger.

Fra enkelte projekter til fælles retning

Når flere løsninger skal fungere side om side, er det relevant at stoppe op og stille nogle grundlæggende spørgsmål:

• Bruger vi fælles regler og standarder?
• Har vi flere systemer, der løser den samme opgave?
• Kan eksisterende løsninger genbruges i flere dele af organisationen?
• Har vi data, som kan skabe værdi på tværs af fagområder?
• Har vi en fælles retning for arbejdet med data og digitale teknologier?

Disse spørgsmål handler ikke kun om teknologi. De handler også om organisering, prioritering og ledelse. Her er tre indsatser som du kan sætte gang I for at nå videre.

Del viden og skab overblik

Et vigtigt skridt er at skabe et samlet overblik over kommunens eksisterende løsninger, kompetencer og behov.

Mange kommuner har allerede medarbejdere med værdifulde erfaringer fra projekter inden for eksempelvis IoT, dataanalyse eller automatisering. Erfaringerne skaber størst værdi, når de deles på tværs af organisationen. Derfor kan det være en fordel at etablere fora, hvor fagområder, digitalisering og IT løbende udveksler erfaringer og identificerer fælles (nye) behov.

Samtidig kan samarbejde med andre kommuner, universiteter, leverandører og innovationsnetværk bidrage med inspiration og læring.

Etabler fælles principper og governance

Når digitale løsninger skal bredes ud, bliver det vigtigt at have fælles spilleregler.

Governance handler om at skabe klare rammer for, hvordan kommunen arbejder med data og digitale teknologier. Det kan blandt andet omfatte principper for dataejerskab, informationssikkerhed, standarder, systemvalg og ansvar.

En fælles styringsmodel gør det lettere at:

• sikre ensartede beslutninger
• undgå dobbeltinvesteringer
• genbruge erfaringer og løsninger
• understøtte samarbejde på tværs af organisationen
• skabe bedre sammenhæng mellem systemer og data

I GTMs forslag til handleplanen anbefales det desuden at udpege en tværgående styregruppe med repræsentanter fra relevante fagområder samt at placere et tydeligt ansvar for indsatsen.

Tænk infrastrukturen som et fælles fundament

Hvis flere projekter skal bygge videre på de samme data og teknologier, kan det være relevant at arbejde med et fælles teknisk fundament.

I stedet for at etablere ny infrastruktur for hvert enkelt projekt kan kommunen undersøge mulighederne for at genbruge eksisterende platforme og investeringer. Formålet er både at reducere omkostninger og gøre det lettere at skalere nye initiativer.

En fælles infrastruktur kan samtidig understøtte interoperabilitet, altså at forskellige systemer kan udveksle og anvende data på tværs. Dette bliver stadig vigtigere i takt med stigende krav til datadeling og sammenhængende digitale løsninger.